管理組合の書類保管期間について

現在、理事会・総会シーズン真っ只中！！毎年のことではありますが、年のせいなのか例年よりもしんどさＭＡＸな管理スタッフＯです。（←イニシャルでオーです。）

さて、先日参加した管理組合の決算理事会にて、役員様より「管理組合の書類はいつまで保管すれば良いの？」とのご質問を頂きました。

役員交代の都度引き継がれている管理組合ファイルが年々増えていき、保管するのも大変だと推測されます。

そこで今回は、管理組合の書類保管期間についてお話ししたいと思います。

管理組合の書類保管期間については法令での定めはありません。

区分所有法では管理規約や総会議事録等の保管をすることが義務づけられていますが、保管期間に関しては定めがないのです！

保管期間に定めがない以上、全ての書類を保管し続けるとなると、保管スペースや管理方法の問題等がいつまでも役員にのしかかることとなります。

対策の一案として、書類の保管期間について管理組合にて規定を設けることが考えられます。

上記規定を設けるにあたっての資料として、東京都マンション管理ガイドブックの管理組合編P54に記載されている「帳票等の保存期間の例」が非常に参考になると思います。

管理組合で規定を設けたとしても、保管すべき書類の数はやはり一定数はあるかと思います。

保管状態や年数経過により書類が劣化していく懸念もございますので、データー化して保管する方法も一案として考えられます。

実際に弊社管理物件の中でも、図面をデーター化し保存されている管理組合様もございます。

書類のデーター化は、保管スペースの削減は基より、過去書類を探し出す為の時間の効率化や、業者等との図面のやり取りに伴う破損や紛失等のリスク回避にも有効な方法となりますので、管理組合でのご検討の価値はあるかと思います。

今回のブログは以上となります。

まだまだ朝昼の寒暖差も厳しく、体調を崩さないようお互い気を付けていきましょう。