ＩＴ活用による総会の開催について

管理スタッフＯです。（←イニシャルでオーです。）
梅雨に入り、雨の日が多く外部工事の日程調整に気を病む日が続く今日この頃…しかしながらこの時期に雨が降ってもらわないのも心配になってしまいますよね。恵の雨として感謝の気持ちを忘れず日々の業務に取り組んでまいります。

さて今回は、分譲マンションにおける「ＩＴ活用による総会の開催」についてお話させて頂きます。
新型コロナウイルス感染拡大に伴う緊急事態宣言を受け、弊社管理物件では４-５月は軒並み理事会、総会が延期となりました。
緊急事態宣言が解除され、感染者数も少なくなっている昨今の状況ではありますが、新型コロナウイルス自体がなくなった訳ではないので、第２波の感染拡大にも引き続き注視が必要です。
このような状況がしばらく続く事が予想される中、今後の理事会や総会等の開催におけるＩＴ活用について調べてみましたので、ご紹介致します。

ＩＴ活用による総会開催について、以下「一般社団法人マンション管理業協会　新型コロナウイルス感染拡大におけるＩＴを活用した総会・理事会の開催に関するＱ＆Ａ」からの引用文をご紹介致します。

実際に管理組合としてＩＴを活用するにあたり、管理会社の見解として以下課題等について予め準備検討する必要があると考えます。

（１）規約の改正
電磁的方法によって議決権が行使できるよう標準管理規約等を参考に規約の改正が必要となります。
規約改正には総会での決議（特別決議）が必要となりますので、少なくとも１回はこれまで通りの総会を開く事が必要となります。

（２）電磁的方法及びＷＥＢ会議システムを実施するための環境整備
管理組合独自で電磁的方法及びＷＥＢ会議システムを構築するのは非常に難しいと思われます。
管理会社や外部業者へ委託する場合の費用負担についての協議が必要となります。

（３）電磁的方法及びＷＥＢ会議システムを行えない区分所有者への対応
スマホやＰＣの扱いに慣れていない方や、そもそもＷＥＢ環境等が無い方等への対応として、これまで通り書面による意思表示も選択肢として併用できる対応が必要と思われます。
その場合、電磁的方法による意思表示と書面による意思表示が混在する事となりますので、集計等の処理が煩雑になってしまう事も想定されます。（中には電磁的方法と書面を両方出される方もいらっしゃると思います。）

（４）ＷＥＢ会議を用いた議決権行使を認めた場合の「なりすまし」等への対策検討
「なりすまし」や「サイバー攻撃」「通信障害」が発生した場合、総会が不成立となるリスクや、取決め等の整備を予め管理規約等で定めておく事も必要と思われます。
現時点でＷＥＢ会議を用いて議決権行使を認める事は法整備も間に合っていませんので、まだまだ情報収集の必要があると思います。

以上のように、電磁的方法及びＷＥＢ会議システムを実施するにも検討すべき事項が色々想定されます。
新型コロナウイルス感染拡大の第2波の懸念も残る中、私ども管理会社もこれまでにない経験をしております。
日々の情報収集及び提供を通して、管理組合運営の一助としてお役立てできるよう、これからも社員一同精進してまいります。
何かお困りごと等ございましたら、お気軽にお問合せ頂ければ幸いです。